Le point sur les limites à ne pas dépasser et sur les autorisations autorisées par la CNIL et la RGPD pour votre dispositif de géolocalisation de véhicules d’entreprise.
La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) encadre depuis des années la collecte et l’utilisation des données associées à la mise en place d’un dispositif de géolocalisation de véhicules d’entreprise. Cadre réglementaire qu’est venu renforcer le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en 2017.
Cet article fait le point sur les limites à ne pas dépasser, sur les autorisations valides et sur la manière dont les offres de la solution Océan vous permettent de cadrer votre dispositif de géolocalisation afin d’assurer votre conformité réglementaire en matière de protection des données.
1. Géolocalisation de véhicules d’entreprise : les limites à ne pas dépasser
A ne pas faire : contrôler la vitesse d’un salarié en temps réel
Utiliser un dispositif de géolocalisation afin de contrôler le respect des limitations de vitesse fait partie des utilisations à proscrire. Seule exception : si ce contrôle est réalisé dans le cadre d’une étude d’accidentologie et que le conducteur y participe sur la base du volontariat.
Exploiter les données liées au comportement de conduite en conformité RGPD avec Océan
Grâce à la géolocalisation, l’application Océan Conduite exploite et analyse les comportements de conduite tels que les virages, freinages et accélérations brusques des conducteurs.
Ces informations sont mises à disposition des gestionnaires de flotte et des conducteurs eux-mêmes dans une logique de sensibilisation à l’éco-conduite et d’optimisation des comportements – plus sécuritaires et plus écologiques. Le respect des limitations de vitesse est exclu de ce dispositif, conformément à la réglementation RGPD.
A ne pas faire : garder le dispositif de géolocalisation actif en tout temps
Le dispositif de géolocalisation ne peut pas être utilisé en vue de contrôler un employé en permanence, ou de localiser le véhicule pendant :
• les temps de pause,
• les trajets domicile-travail lorsque ce temps n’est pas rémunéré,
• le stationnement en dehors des heures de travail, y compris pour lutter contre le vol ou vérifier les conditions d’utilisation du véhicule professionnel.
Avec Océan, des options de géolocalisation modulables selon les besoins
Nos fonctionnalités et offres présentes sur la solution Océan permettent de respecter la RGPD :
• Notre fonctionnalité de geofencing, qui vise à détecter les déplacements en dehors d’un périmètre défini, est basée sur un dispositif interne activable à distance à compter du signalement du vol. Il permet ainsi de collaborer avec les forces de l’ordre pour la localisation du véhicule.
• Notre fonctionnalité de chronofencing se déclenche en cas d’utilisation du véhicule professionnel en dehors des horaires habituels. Les plages horaires couvertes sont entièrement paramétrables.
À éviter : utiliser la géolocalisation en remplacement d’un dispositif existant ou dans le véhicule de certains employés
Le système de géolocalisation des véhicules d’entreprise ne peut être utilisé :
• en vue de contrôler le temps de travail si un autre dispositif existe déjà ou est disponible (système de badge, pointage, etc.),
• quand l’employé dispose d’une liberté dans l’organisation de son travail (les itinérants VRP par exemple),
• pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
Il peut être utilisé, selon la formulation de la CNIL “ accessoirement” pour “suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen.”
Les options “vie privées” intégrées à nos solutions Océan
- l’option “vie privée” permet au conducteur de désactiver la géolocalisation de son véhicule et de suspendre la remontée des données, est activable par un simple bouton intégré au boîtier connecté Driver Connect.
Le Driver Connect est un boîtier qui permet l’identification des conducteurs itinérants afin de les manager à distance en garantissant leur vie privée.
- L’application pour conducteurs Océan Conduite permet également de planifier des périodes dédiées à l’utilisation privée du véhicule si cela est autorisé par votre car policy.
Elle intègre également un calendrier de vie privée, sur lequel chaque conducteur peut identifier ses créneaux de vie privée pendant ou en dehors des journées de travail (plages horaires dédiées, congés, absences, weekends, etc.). La géolocalisation est de facto désactivée sur ces créneaux.
- Chaque conducteur peut, par ailleurs, déclarer à postériori des trajets réalisés à titre privé, dans le cadre de la déclaration de l’avantage en nature.
