Protection des Données Personnelles

Océan fournit la plateforme Océan en tant que sous-traitant. Dans ce contexte, un sous-traitant est une entité qui traite des données à caractère personnel pour le compte d’un responsable du traitement tiers et conformément à ses instructions strictes. Nos clients professionnels qui achètent et déploient l’application Océan sont les responsables du traitement au sens de la législation applicable en matière de protection des données. Ils déterminent les finalités commerciales spécifiques, les bases juridiques et les paramètres du traitement des données, et ils assument la responsabilité principale de la protection des droits des personnes concernées.

Les informations fournies ci-dessous détaillent les principales caractéristiques opérationnelles de la plateforme Océan qui peuvent être déterminées avec certitude sur la base de notre rôle de prestataire de services techniques.

1. Informations relevant du traitement des commandes (contexte du sous-traitant)

1.1 Catégories de données traitées

La plateforme SaaS Océan comprend une interface web unifiée ainsi que trois applications mobiles distinctes. Pour garantir une clarté absolue, les catégories de données à caractère personnel traitées sont directement associées à ces interfaces spécifiques :

•     Application Manager et interface Web (superviseurs / gestionnaires de flotte) :

○      Coordonnées du responsable et des contacts professionnels, notamment prénom, nom, adresse e-mail professionnelle et numéro de téléphone.

○      Données d’autorisation de compte et de connexion, y compris les profils de compte utilisateur, les droits d’accès attribués, les mots de passe cryptés et les fichiers journaux du système.

○      Métadonnées de communication, y compris les journaux et le contenu des SMS ou des appels téléphoniques passés directement depuis l’application vers les conducteurs.

•     Application pour techniciens (gestion des véhicules et des appareils) :

○      Profils de compte et d’authentification du personnel technique et de maintenance autorisé.

○      Données télématiques et techniques du véhicule, notamment le kilométrage cumulé, les heures de fonctionnement, les diagnostics CAN-bus, les codes d’erreur actifs et l’état de maintenance.

○      Identifiants matériels et de connexion, y compris les identifiants des appareils, les sorties des capteurs et les journaux de configuration matérielle.

○      Données de localisation sélective des actifs utilisées exclusivement à des fins de dépannage, de validation des diagnostics et de prévention des vols.

•     Application conducteur (interface conducteur) :

○      Profils principaux des conducteurs, y compris prénom et nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, identifiant interne du conducteur/numéro de badge et affectations de véhicules.

○      Données télématiques et indicateurs de conduite opérationnels, y compris les coordonnées GPS en temps réel, le suivi d’itinéraire, les points de départ et d’arrivée du trajet, la vitesse, la distance et les signatures de comportement de conduite (par exemple, suivi des freinages ou accélérations brusques pour le calcul du score de conduite écologique).

○      Bouton de basculement en temps réel pour la configuration du mode privé.

○      Dossiers de conformité réglementaire en matière de transport, comprenant les ensembles de données légales du tachygraphe et du chronotachygraphe pour les poids lourds (PL).

•     Données de base générales de la plateforme :

○      Données structurelles de l’organisation, y compris les centres de coûts, les unités commerciales, les départements et les lignes hiérarchiques opérationnelles.

○      Journaux de l’environnement informatique, y compris les adresses IP, les identifiants des appareils, les types de navigateurs, les paramètres de langue et les données relatives aux versions logicielles.

○      Documents physiques facultatifs, y compris les photographies de l’état des véhicules ou la documentation relative aux réparations téléchargée par les utilisateurs de la plateforme.

1.2 Finalités du traitement des données

Le traitement des données au sein d’Océan sert des objectifs opérationnels spécifiques à l’écosystème, qui sont configurés et contrôlés par nos entreprises clientes :

•     Fonctionnalités de l’application Manager et de l’interface Web : permettent la surveillance continue de la flotte, la cartographie de l’efficacité des itinéraires, la planification prédictive des interventions et le suivi en temps réel des activités. Facilitent la compilation de tableaux de bord de direction, de rapports sur l’empreinte carbone dans le cadre de la responsabilité sociale des entreprises (RSE), la surveillance de la fatigue des conducteurs afin de réduire les risques opérationnels, ainsi que les flux de travail comptables automatisés (par exemple, le calcul des frais de déplacement ou la documentation relative à la conformité fiscale des entreprises).
•     Fonctionnalités de l’application pour techniciens : prend en charge la surveillance en temps réel de l’état des véhicules, la planification proactive de la maintenance basée sur des données télématiques en temps réel, le suivi des stocks et les protocoles d’immobilisation à distance des véhicules afin de protéger les actifs contre toute utilisation non autorisée ou tout vol.
•     Fonctionnalités de l’application conducteur : fournit des informations transparentes sur la conduite directement à chaque conducteur via des scores écologiques personnels afin de promouvoir des habitudes de conduite plus sûres et plus fluides. Protège les droits à la vie privée des employés d’ s en dehors des heures de travail grâce à des paramètres de mode granulaires et garantit un accès mobile immédiat aux listes de contrôle de sécurité, aux profils d’assurance et aux procédures de déclaration d’accident.

1.3 Mode d’utilisation privée du conducteur

Afin de protéger la vie privée des conducteurs en dehors des heures de travail, l’application mobile Océan intègre un commutateur « Mode privé » conçu dès le départ pour respecter la vie privée. Cette configuration fonctionne selon les paramètres suivants :

Les conducteurs peuvent activer le mode privé à tout moment via un bouton dédié dans l’application conducteur ou via un bouton physique installé directement dans l’habitacle du véhicule. De plus, ils peuvent définir des horaires réguliers en dehors de leurs heures de travail pour activer automatiquement le mode privé.

Une fois le mode privé activé (par exemple, après les heures de travail normales ou pendant l’utilisation personnelle), le système bloque immédiatement la collecte des coordonnées GPS en temps réel et de l’historique des itinéraires. Les gestionnaires de flotte et les superviseurs ne peuvent pas voir la position ni les déplacements du véhicule. La plateforme enregistre et met à jour uniquement le kilométrage cumulé. Cela permet aux entreprises clientes de suivre la distance totale parcourue dans le cadre des contrats de location et de s’assurer de la conformité fiscale des employés sans suivre les déplacements ou les comportements individuels des conducteurs.

1.4 Destinataires du traitement des données (sous-traitants)

Pour fournir l’écosystème SaaS Océan, Océan s’associe à des sous-traitants tiers soigneusement audités. Chaque entité est liée contractuellement par des accords de traitement des données (DPA) stricts et opère avec des instruments de conformité vérifiés, notamment les décisions d’adéquation de l’UE ou les clauses contractuelles types (SCC) :

•     Infrastructure d’hébergement principale :

○      Amazon Web Services EMEA SARL (hébergement en Île-de-France, France) : fournit l’hébergement dans un centre de données secondaire, la gestion sécurisée des bases de données et le traitement actif des charges de travail.

•     Connectivité mobile et configuration matérielle à distance :

○      SFR Mobile (France) : fournit des cartes SIM M2M cellulaires et assure la transmission sécurisée des données pour les équipements embarqués dans les véhicules.

○      Mobistar (Belgique) : fournit des réseaux de télécommunications et des profils de connectivité cellulaire pour maintenir les flux de communication en direct des appareils.

○      ACTIA Automotive (France) : gère les profils de suivi des appareils par liaison radio et la configuration à distance du matériel télématique de la flotte.

•     Passerelles de données télématiques automobiles OEM :

○      Kuantic SAS (France) : traite les flux de données télématiques natifs collectés via des composants matériels intégrés afin de faciliter la mise en place de tableaux de bord de suivi de flotte.

○      Mobilisights S.p.A. (Italie) : rationalise l’ingestion des données de diagnostic natives des véhicules provenant des flottes connectées du groupe Stellantis.

○      Renault SAS (France) : Ingère et traite les paramètres télématiques directs d’usine provenant des profils de véhicules connectés du groupe Renault.

○      BMW (Allemagne) : synchronise les paramètres de flotte connectés directement depuis l’usine à partir des systèmes embarqués des véhicules de la marque BMW.

○      Ford Smart Mobility U.K. Limited (Royaume-Uni) : fournit des paramètres télématiques directement depuis l’usine pour les véhicules d’entreprise Ford, conformément aux décisions d’adéquation en vigueur entre l’UE et le Royaume-Uni et aux clauses contractuelles types.

•     Services de communication et utilitaires de plateforme :

○      FREE2MOVE SAS (France) : relie les configurations de véhicules partagés, les moteurs de planification à la demande et les journaux d’utilisation pour les systèmes de covoiturage d’entreprise.

○      PRAXEDO (France) : Assure la planification intégrée des services sur le terrain, le suivi opérationnel des itinéraires et la gestion des bons de travail des équipes.

○      SendinBlue / Brevo (France) : Exécute les notifications par e-mail à l’échelle de la plateforme et les procédures de routage des alertes système critiques.

○      Zoho Corporation B.V. (Pays-Bas) : fournit des environnements de support client, des canaux de communication avec les clients et des files d’attente pour la résolution des problèmes techniques.

1.5 Durée de conservation et cadre de rétention

Océan conservera les données traitées dans le cadre du traitement des commandes aussi longtemps que nos clients le demanderont. Cette instruction s’applique pendant toute la durée de la relation contractuelle entre Océan et ses clients. Océan supprimera les données traitées au plus tard 30 jours après la résiliation du contrat ou sur instruction du responsable du traitement.

Pour la surveillance des déplacements en temps réel, les entreprises clientes peuvent ajuster les profils de conservation au sein du logiciel. Cela leur permet de configurer l’historique de géolocalisation en direct et les cartes d’itinéraire de manière à ce qu’ils soient automatiquement et irréversiblement supprimés après quelques mois. La durée maximale de conservation est d’un an, après quoi les données de localisation sont automatiquement supprimées. Veuillez tenir compte des recommandations de la CNIL

1.6 Sécurité du traitement

Océan met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles (MTO) robustes, conformément à l’article 32 du RGPD, afin de protéger les données à caractère personnel. Une liste exhaustive de toutes les mesures techniques et organisationnelles prises figure à l’annexe 2 de notre accord de traitement des données :

•     Contrôle d’accès et isolation : les environnements physiques et logiques sont protégés par des points de contrôle vérifiés par badge, une séparation stricte des zones de test et de production, et l’isolation des applications exposées sur le Web au sein d’une zone démilitarisée (DMZ).
•     Authentification et autorisation : les systèmes appliquent les principes du privilège minimal et de l’accès « au strict nécessaire ». L’accès des utilisateurs est géré via des profils Active Directory dédiés et des jetons multifactoriels cryptés utilisant l’infrastructure à clé publique (PKI) du groupe Orange.
•     Ingénierie logicielle sécurisée : les améliorations apportées aux produits suivent les méthodologies de développement sécurisé établies par l’OWASP, notamment l’analyse du code source, la modélisation systématique des menaces et des tests d’intrusion réalisés au moins une fois par an par un tiers.
•     Intégrité et transmission des données : tout le trafic réseau contenant des données à caractère personnel est chiffré à l’aide de protocoles cryptographiques modernes et sécurisés sur des canaux VPN et TLS. Les équipements matériels, les dispositifs de stockage et les supports de sauvegarde sont soumis à des protocoles d’effacement sécurisé des données lorsqu’ils sont mis hors service ou réaffectés.

1.7 Exercice de vos droits en tant que personne concernée

Le respect et la protection des droits des personnes concernées conformément à l’article 3 du RGPD relèvent fondamentalement de la responsabilité du responsable du traitement, c’est-à-dire des clients d’Océan. Si vous êtes un utilisateur ou un conducteur au sein de l’application Océan, veuillez contacter la société qui a acheté votre instance Océan pour exercer vos droits en tant que personne concernée.

Océan aide ses clients à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées conformément aux termes de notre accord de traitement des données.

2. Traitement en tant que responsable du traitement

Dans certains cas techniques et organisationnels spécifiques, Océan (Océan SAS) détermine de manière indépendante les moyens et les finalités du traitement des données et agit en tant que responsable du traitement au sens du RGPD. Ce champ d’application indépendant s’applique strictement au suivi de la sécurité de la plateforme, à l’optimisation technique, à la création de comptes et aux processus de service client.

2.1 Données de connexion / Fichiers journaux

Lorsque vous vous connectez à nos plateformes logicielles ou interagissez avec celles-ci, notre infrastructure enregistre automatiquement les événements système, les statistiques de connectivité et les journaux de performance afin de maintenir la sécurité opérationnelle, de diagnostiquer les bogues des applications et d’optimiser la stabilité de la plateforme.

Données à caractère personnel traitées :

•     Clés d’identification des utilisateurs, y compris les identifiants de compte internes ou les jetons de session pseudonymisés.
•     Propriétés techniques de l’appareil, y compris le fabricant du matériel, le modèle de l’appareil, le type de système d’exploitation et la version du système d’exploitation.
•     Spécifications de l’application mobile, y compris la version active de l’application et la configuration de la version de la plateforme.
•     Mesures d’interaction et de navigation, y compris les pages consultées, les fonctionnalités utilisées, les outils cliqués et les chemins de navigation détaillés.
•     Paramètres de connexion géographiques, y compris une localisation physique approximative dérivée de la connexion réseau de l’utilisateur.
•     Horodatages de connexion, y compris la date et l’heure exactes de l’accès, les liens de référence entrants et le volume de données récupérées.
•     Adresses IP du réseau, qui sont automatiquement tronquées au dernier octet lors de la collecte afin de protéger l’identité de l’utilisateur.
•     Données de diagnostic technique, notamment les codes d’erreur, les journaux de plantage du logiciel, les détails des alertes système et les sorties de console.

Le traitement est effectué sur la base de notre intérêt légitime conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. L’objectif officiel du traitement est d’assurer un environnement applicatif stable, fonctionnel et sécurisé, d’effectuer un dépannage programmatique et d’analyser les journaux de serveur afin d’identifier ou de prévenir les exploits frauduleux. Les données sont transférées à Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg. Tous les journaux de connexion principaux sont traités et stockés en mode natif au sein de centres de données européens sécurisés situés en Île-de-France, en France.

2.2 Assistance client et interaction

Nous traitons les tickets de service client entrants et les communications directes sur la plateforme afin de résoudre les bugs techniques des logiciels, de répondre aux demandes de renseignements sur les ventes de produits et de gérer les flux de travail du service d’assistance.

Données à caractère personnel traitées :

•     Données d’identité, notamment le prénom, le nom et les identifiants des comptes d’entreprise.
•     Coordonnées professionnelles, notamment adresses e-mail professionnelles et numéros de téléphone de l’entreprise.
•     Coordonnées de l’organisation, notamment le nom de l’employeur ou de l’entreprise.
•     Contenu des communications, y compris le texte des messages, les captures d’écran téléchargées, les journaux du service d’assistance et les pièces jointes relatives au dépannage.
•     Journaux de soumission du système, y compris les horodatages de connexion, les environnements de navigateur et les signatures d’appareils capturés lors de la création du ticket.

Le traitement est fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD pour l’exécution de tâches d’assistance contractuelles, ou sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD pour nos intérêts commerciaux légitimes. La finalité officielle du traitement est la gestion efficace, l’acheminement administratif et la résolution technique des demandes des clients ainsi que l’analyse des indicateurs de performance. Le destinataire de ces données est Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Pays-Bas.

Les données à caractère personnel sont supprimées dès que la demande d’assistance spécifique a été entièrement traitée et résolue, et qu’aucune communication de suivi n’est requise, sous réserve des obligations légales applicables en matière d’archivage des entreprises.

II. Utilisation de l’apprentissage automatique et de l’IA dans nos produits

Océan s’engage pleinement à intégrer de manière responsable, appropriée et sécurisée les outils et les prestataires s’appuyant sur l’IA. Pour ce faire, nous avons mis en place une politique stricte d’utilisation de l’IA qui limite le déploiement des technologies dépendantes de l’IA exclusivement au développement et à la fourniture de nos produits. De plus, aucune des fonctionnalités d’IA proposées par Océan à ses clients n’implique de prise de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD. Conformément à nos engagements en matière de protection des données, nous garantissons qu’aucune donnée à caractère personnel soumise à l’accord de protection des données n’est utilisée pour l’entraînement de l’IA, sous quelque forme que ce soit. Océan collabore uniquement avec des fournisseurs sécurisés et rigoureusement contrôlés, et s’appuie systématiquement sur des techniques robustes de pseudonymisation et d’anonymisation afin de protéger les données à caractère personnel dans toute la mesure du possible.

III. Durée de conservation

Sauf indication contraire dans les descriptions des différentes activités de traitement, nous traitons généralement vos données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité du traitement. Nous supprimons vos données conformément aux durées de conservation légales (jusqu’à 10 ans, le cas échéant) dès que la finalité du traitement n’est plus applicable ou lorsque la loi l’exige, par exemple lorsque vous retirez votre consentement.

IV. Transferts internationaux de données

Océan traite généralement vos données uniquement sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Si Océan traite des données en dehors de l’Union européenne, cela est explicitement indiqué dans la présente politique de confidentialité.

Lors du transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, Océan a pris toutes les mesures nécessaires pour garantir le respect des exigences légales et réglementaires relatives à vos données à caractère personnel. Cela inclut, entre autres, de s’assurer qu’il existe une base juridique pour le transfert de données et que des garanties appropriées sont en place pour assurer un niveau élevé de protection de vos données. En outre, nous mettons en œuvre des mesures pour assurer la protection de vos données à caractère personnel conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données.

Lorsque nous transférons vos données à caractère personnel en dehors du Royaume-Uni, de l’EEE ou de la Suisse, nous veillons à ce qu’au moins l’une des garanties suivantes soit appliquée, conformément aux lois applicables en matière de protection des données : (1) le transfert est effectué vers des pays ou des organisations jugés adéquats par la Commission européenne, le gouvernement britannique ou les autorités suisses ; ou (2) nous utilisons des dispositions contractuelles approuvées par les autorités susmentionnées, telles que les « clauses contractuelles types » (SCC). Pour plus d’informations sur les mécanismes spécifiques que nous utilisons pour transférer vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous contacter.

I. Recrutement de candidats

1. Finalités du traitement et catégories de données

Dans le cadre du traitement de votre candidature, nous collectons et traitons les données que vous nous avez fournies afin d’évaluer votre adéquation au poste et de mener à bien le processus de recrutement.

 Ces données comprennent généralement :

• Données d’identification : Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, date et lieu de naissance, photo (facultative), liens vers vos réseaux sociaux professionnels (LinkedIn et Indeed).
• Données de formation : CV, lettre de motivation, certificats, références ; diplômes, études, formations, formations complémentaires, compétences linguistiques et connaissances spécialisées.
• Expérience professionnelle : Informations sur vos anciens employeurs, postes occupés, domaines d’activité.
• Autres : Centres d’intérêt, loisirs, activités de bénévolat.

2. Base légale du traitement

Le traitement de vos données repose sur l’exécution de mesures précontractuelles liées à un contrat de travail, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. 

Si le traitement de vos données est nécessaire à la défense de nos droits en justice après la fin du processus de recrutement, il peut être fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, notamment pour la défense de nos intérêts légitimes, par exemple dans le cadre d’une action en justice.

Si vous avez consenti à la conservation de vos données dans notre base de données de candidatures, cette conservation est fondée sur votre consentement, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour l’avenir en nous contactant via les options mentionnées ci-dessous.

3. Destinataires des données

3.1 Prestataires de services

Nous utilisons le logiciel Workable, fourni par Workable Software Limited, 10-12 York Way, Londres, N1 9AA, Royaume-Uni, pour gérer nos candidatures. Nous avons conclu un accord de traitement des données avec ce prestataire. Lorsque vous utilisez Workable, vos données peuvent être transférées au Royaume-Uni. Nous avons donc conclu des clauses contractuelles types avec Workable. Workable est également soumis à la décision d’adéquation de la Commission européenne.

Nous utilisons également les logiciels de visioconférence Google Meet (fourni par Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande) et Microsoft Teams (fourni par Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande) pour mener des entretiens en ligne. Nous avons conclu des accords de traitement des données avec ces prestataires de services.

3.2 Services internes et filiales du Groupe

Après réception de votre candidature, vos données personnelles seront examinées par le service des ressources humaines. Les candidatures retenues seront ensuite transmises aux responsables des postes à pourvoir. Seules les personnes en charge du processus de recrutement auront accès à vos données personnelles. Vos données personnelles pourront être transférées aux filiales du Groupe dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution du processus de recrutement.

4. Durée de conservation

Les données seront conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. 

A l’issue du processus de recrutement, les données des candidats non-retenus seront conservées en base active pendant une durée de trois (3) mois afin que ces derniers puissent obtenir des explications sur les raisons ayant conduit à cette décision. A l’issue de cette période, les données pourront être conservée en base d’archivage intermédiaire à des fins probatoires pour une durée de cinq (5) ans.

Après avoir recueilli, le cas échéant, leur consentement, les données des candidats non retenus pourront être conservées exclusivement en vue d’alimenter une CVthèque, pendant une période de deux (2) ans.

Les données concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier salarié et seront conservées jusqu’à cinq ans après la fin de la relation contractuelle.

5. Destinataires

Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion du recrutement peuvent être transmises :

• Aux services internes habilités d’Océan by Shiftmove, dans la limite de leurs attributions respectives ;
• Aux sociétés du Groupe Shiftmove, lorsque ce partage est nécessaire à l’organisation de certaines activités internes ;
• Le cas échéant, aux autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l’exige ou dans le cadre de la défense de nos droits.

Elles peuvent également être transmises, à des prestataires de services agissant en qualité de sous-traitants, notamment pour l’hébergement des données. Ces prestataires traitent les données personnelles uniquement sur instruction d’Océan by Shiftmove et conformément à des obligations contractuelles garantissant un niveau approprié de protection des données, conformément à l’article 28 du RGPD.

II. Enquêtes de satisfaction des candidats

1. Finalité du traitement et catégories de données

Afin d’améliorer notre processus de recrutement, nous envoyons des enquêtes de satisfaction à différentes étapes de celui-ci. Les résultats sont agrégés et pseudonymisés. Toutefois, en cas de réponse personnalisée, nous pourrions être en mesure de vous identifier. 

Les données personnelles peuvent être traitées :

• Données d’identification : Nom, adresse e-mail.
• Données de connexion : Adresse IP.
• Autres : Réponses aux questions de l’enquête.

2. Base légale du traitement

Le traitement de vos données est fondé sur notre intérêt légitime à améliorer notre processus de recrutement, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

3. Destinataires

Nous collaborons avec Starred B.V., Singel 542, 1017 AZ, Amsterdam, Pays-Bas, pour la réalisation de nos enquêtes. Un accord de traitement des données conforme à l’article 28 du RGPD a été conclu avec ce prestataire.

4. Durée de conservation

Les données des enquêtes sont pseudonymisées et agrégées immédiatement après leur collecte. Les réponses individuelles aux questions sont supprimées après 6 mois.