Incluse dans les packs Geopack, Geopro et Parkconnect, la gestion documentaire proposée par Océan permet de regrouper dans un espace unique, sécurisé, et intégré à la plateforme, l’ensemble des documents liés aux opérations de terrain : cartes grises, contrats de location, assurances, amendes, factures d’entretien, historiques de maintenance…
La gestion documentaire, un vrai levier de performance pour votre flotte
Gérer une flotte de véhicules en entreprise ne se résume pas à suivre des kilométrages ou planifier des entretiens. C’est aussi une question d’organisation, de réactivité, de sécurité… et surtout de gestion documentaire. Trop souvent négligée, une bonne gestion documentaire peut pourtant faire la différence entre une flotte performante et une source de stress quotidien.
Les documents liés à la gestion d’un parc, des véhicules ou même des conducteurs qui sont stockés de façon non centralisée et hors de notre plateforme unique, peuvent entrainer quelques difficultés au quotidien :
- Temps perdu pour retrouver un document au bon endroit et au bon moment
- Risque d’erreur ou de non-conformité (ex : document périmé, absence de justificatif en cas d’accident)
- Manque de traçabilité et de lien entre documents et données opérationnelles (véhicules, utilisateurs…)
- Complexité à faire des audits ou à répondre à des obligations réglementaires
La solution proposée par Océan
- Attestation d’assurance
- Carte grise (certificat d’immatriculation)
- Contrat de location ou d’achat
- Contravention / amende
- Déclaration ou rapport d’accident
- Document d’état des lieux
- Données sociales (PL)
- FPS (forfait post-stationnement)
- PV de livraison ou de restitution
- Relevé de péages
- Relevé de transactions carburant / énergie
- Ticket de chronotachygraphe
- Attestation de formation
- Déclaration d’affection
- Données sociales / temps de conduite
- Devis
- Facture d’entretien
- Liste des pièces remplacées
- Ordre de réparation
- Plan d’entretien / échéancier
- Rapport d’intervention
Des bénéfices pour votre organisation
La gestion documentaire vous permet de centraliser et d’accéder rapidement aux documents sur une interface unique, vous pouvez alors :