Les documents liés à la gestion d’un parc, des véhicules ou même des conducteurs qui sont stockés de façon non centralisée et hors d’une plateforme unique, peuvent entrainer quelques difficultés au quotidien :
- Temps perdu pour retrouver un document au bon endroit et au bon moment ;
- Risque d’erreur ou de non-conformité (ex : document périmé, absence de justificatif en cas d’accident) ;
- Manque de traçabilité et de lien entre documents et données opérationnelles (véhicules, utilisateurs…) ;
- Complexité à faire des audits ou à répondre à des obligations réglementaires.
Réalisée avec le bon outil, la gestion documentaire offre à tout gestionnaire de flotte, ou chef d’entreprise, une vision claire, précise et centralisée de l’ensemble des documents indispensables à la bonne exploitation de son parc automobile.
Gestion documentaire : de quoi parle-t-on ?
5 raisons d’opter pour une bonne gestion documentaire
Avoir tous les documents (cartes grises, contrats de leasing, attestations d’assurance, historiques de maintenance, amendes, etc.) à portée de main et regroupés dans un espace centralisé permet de :
- Réduire les pertes de documents ;
- Gagner du temps lors des contrôles ou des audits ;
- Avoir une vue d’ensemble à jour de la flotte de véhicules.
- Respect des obligations légales : contrôle technique, assurance, autorisation de circuler, etc ;
- Archivage des preuves en cas de litige ou de contrôle de la part d’instances comme l’URSSAF ou la DREAL.
Le partage et la consultation des documents entre les différents services limite les ressaisies et les erreurs
- Automatiser les rappels d’entretien, les renouvellements de contrats ou les échéances de leasing ;
- Faciliter le suivi des dépenses et l’analyse des coûts ;
- Fluidifier la communication entre les services.
- Protéger les informations confidentielles concernant l’entreprise ;
- Respecter le RGPD en matière de stockage et d’accès aux données personnelles.
Disposer d’un historique complet et traçable devient indispensable pour :
- Croiser des données pertinentes : fréquence des pannes, coûts de maintenance, usage réel des véhicules…
- Mieux dimensionner la flotte ou renégocier des contrats avec des données concrètes.
Les fichiers PDF, JPEG ou PNG peuvent être importés de façon manuelle. Ceux-ci sont alors centralisés dans un écran dédié permettant de les consulter.
Quels bénéfices pour l'entreprise ?
Quel outil choisir pour la gestion documentaire de sa flotte ?
Incluse dans les packs Geopack, Geopro et Parkconnect, la gestion documentaire proposée par Océan permet de regrouper dans un espace unique, sécurisé et intégré à la plateforme, l’ensemble des documents liés aux opérations de terrain :
- Attestation d’assurance
- Carte grise
- Contrat de location ou d’achat
- Contravention amende
- Déclaration ou rapport d’accident
- Etc.
- Déclaration d’affection
- Temps de conduite
- Etc.
- Facture d’entretien
- Liste des pièces remplacées
- Plan d’entretien
- Rapport d’intervention
- Etc.
Cette fonctionnalité rend ainsi l’exploitation, la traçabilité et la consultation plus aisées, conformes et connectées.
Envie d’en savoir plus ? Contactez nos experts !
“Grâce au module de gestion documentaire intégré à notre solution de télématique embarquée, les gestionnaires disposent d’un accès centralisé et toujours à jour à l’ensemble des documents clés. Ils gagnent en efficacité, en conformité et en réactivité, en faisant de la télématique un véritable outil de pilotage opérationnel.”
Catherine DUCASSE – Cheffe de produit marketing chez Océan
Investir dans une gestion documentaire efficace, c’est bien plus qu’un confort : c’est un levier stratégique pour piloter une flotte de manière responsable, économique et conforme. À l’heure du digital, des outils existent pour simplifier ce volet crucial de la gestion de flotte. Alors pourquoi s’en priver ?
