Selon l’URSSAF, « les avantages en nature sont des biens ou des services fournis aux salariés de l'entreprise gratuitement par l'employeur ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle. Les salariés font l'économie de frais qu'ils auraient dû normalement supporter. L'avantage consenti est dès lors soumis à cotisations. »
Un avantage en nature est considéré, socialement et fiscalement, comme un revenu et doit figurer sur le bulletin de paie. De ce fait, il est imposable et doit être déclaré, à la fois par l’employeur et par le collaborateur. Pour calculer l’avantage en nature associé à l’utilisation d’un véhicule d’entreprise, vous devez d’abord déterminer le coût réel du véhicule pour l’employeur, y compris tous les frais d’achat, d’entretien et d’assurance. Vous devez également tenir compte de la distance parcourue et du temps passé à utiliser le véhicule dans le cadre de votre travail.
Il existe deux méthodes de calcul, au choix de l’employeur : soit sur la base d’un forfait, soit sur la base des dépenses réellement engagées, autrement dit, du kilométrage.
Il n’y a pas d’avantage en nature lorsque le salarié paye une contribution financière supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature.
La déclaration de cet AEN pour les salariés
Calcul de l’AEN sur la base d’un forfait
Lorsque le véhicule est loué, l’avantage en nature calculé ne peut pas dépasser celui qui aurait été appliqué si l’employeur avait acquis le véhicule. Le prix de référence utilisé pour cette évaluation correspond au prix d’achat toutes taxes comprises payé par le loueur, incluant les remises, dans la limite de 30 % du prix public conseillé par le constructeur à la date de début du contrat.
Spécificités pour les véhicules entièrement électriques
Lorsque le véhicule atteint le score environnemental nécessaire pour être éligible au bonus écologique, le barème indiqué ci-dessus s’applique, mais avec une réduction de 70 % sur le montant de l’avantage en nature. Cette réduction est plafonnée à 4 582 € par an pour l’année 2025.
Par ailleurs, les frais d’électricité pris en charge par l’employeur ne sont pas pris en compte dans le calcul de cet avantage en nature.
Calcul de l’AEN sur la base des dépenses réellement engagées
MONTANT AEN A DECLARER = (€* + assurance + entretien + carburant**) x km perso/km total
* : location annuelle ou amortissement du véhicule à l’année (20% coût achat TTC ou 10% si véhicule > 5 ans)
** : si pris en charge par l’employeur
« Lorsque l’employeur met à disposition d’un salarié, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2024, un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique :
- les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
- un abattement de 50 % est à effectuer sur l’avantage en nature dans sa globalité. Le montant de cet abattement est plafonné à 1 800 € par an. »
Source : l’Urssaf.fr
A lire aussi : le cas de la mise à disposition d’une borne de recharge électrique de véhicules
Installation d’une borne de recharge électrique pour les salariés
Jusqu’au 31 décembre 2027, la mise à disposition d’une borne de recharge pour véhicules électriques ou hybrides sur le lieu de travail, même si elle est utilisée à titre personnel par le salarié, ne génère aucun avantage en nature.
Installation au domicile du salarié
Si vous financez tout ou partie de l’achat et de l’installation d’une borne au domicile du salarié, cette prise en charge peut, dans certains cas, ne pas être considérée comme un avantage en nature.
À la fin du contrat de travail : deux cas de figure
aucun avantage en nature n’est à déclarer.
La prise en charge de l’employeur est évaluée selon l’ancienneté de la borne :
Borne de moins de 5 ans :
Aucun avantage en nature si la participation de l’employeur ne dépasse pas 50 % des dépenses réellement engagées par le salarié pour l’achat et l’installation, dans la limite de 1 043,50 € (montant au 1er janvier 2025).
Borne de plus de 5 ans :
Aucun avantage en nature si la prise en charge ne dépasse pas 75 % des dépenses réelles, dans la limite de 1 565,20 € (au 1er janvier 2025).
Dépassement des limites :
Seule la part excédant ces seuils est considérée comme un avantage en nature à intégrer.
Autres frais pris en charge
Si vous prenez en charge des frais supplémentaires (utilisation, location de la borne, etc.) :
- Tant que cette participation ne dépasse pas 50 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû supporter, aucun avantage en nature n’est à déclarer.
- Si ce seuil est dépassé, seul l’excédent constitue un avantage en nature.
Calcul des AEN : Quels avantages pour les entreprises ?
COTISATION AEN EMPLOYEUR = Montant AEN x 42%
En tant qu’employeur, le choix de la méthode de calcul des AEN des collaborateurs liés à l’utilisation de vos véhicules d’entreprise vous revient. D’une manière générale, lorsqu’un collaborateur effectue beaucoup de kilomètres professionnels, comme un commercial par exemple, l’évaluation réelle est plus avantageuse financièrement pour l’entreprise. Dans le cas contraire, il vaut mieux privilégier le forfait.
La télématique vous permet un calcul au plus proche de la réalité. Ainsi, vous pourrez :
- Réaliser des économies sur les coûts associés à vos véhicules de fonction et optimiser le TCO (coût de possession) de votre flotte en limitant et valorisant les usages privés
- Réduire votre impôt sur le revenu
- Responsabiliser vos collaborateurs quant à l’usage de leur véhicule de fonction
Si vous optez pour le calcul sur la base des dépenses réelles mais ne pouvez apporter la preuve du kilométrage parcouru par votre collaborateur à titre personnel, l’Urssaf évaluera l’avantage en nature sur la base du forfait.
